4 Módulo Club

4 Módulo Condominio

4 Módulo Caja 

4 Módulo Administración

MODULO CLUB:

• Ingreso, Modificación y Eliminación de Socios del Club y sus respectivos adicionales considerando las siguiente categorías:

  • Titular

  •  Hijo socio

  •  Temporal

  •  Vecino

  •  Ausente

  •  Honorarios

• Familiares:     Derecho de usufructo de familiares y relacionados según categoría.

• Cuotas diferenciadas:   Cada una de las categorías tiene cuotas  de incorporación y sociales diferenciadas

•  Control de pagos que puede realizar un socio:

  • Cuota incorporación:  Esta cuota se puede cancelar en distintas modalidades, normalmente los socios titulares pagan un porcentaje al contado y documentando el saldo con letras. Las otras categorías de socios que pagan cuotas de incorporación de menor monto pueden documentar con cheques a fecha.

  • Cuota Social:   Tiene distinto valor para cada categoría de socios, se paga mensualmente

  • Locker:   Una sola tarifa, pagan mensualmente sólo aquellos socios que arrienden uno o más  (queda registrado el número de el (o los) locker que arrienda el socio).

  • Cuotas extras:   Cuotas para fines extraordinarios cancelada solo por socios titulares y ausentes  durante un periodo de tiempo fijo.

• Generación Cuotas:   Las cuotas se generan con una periodicidad a ser definida por el cliente. Se generan cuponeras con las boletas de pago que se envían a los socios.    Cada uno de ellas lleva un número identificador único con digito verificador para ser utilizado por el banco, el cual, recoge esta llave, el número del socio y el número de la cuota.

• Cambios de Categoría:    En el caso en que un socio cambie de categoría, arriende o devuelva un locker se permite el cambio de los conceptos de pago y generar una nueva cuponera con las boletas emitidas a partir de la fecha de cambio, anulando las boletas cuya fecha de pago no haya vencido.

• Mailing:    A opción de Usuario, el sistema permite generar, para los socios que tengan sus cuotas al día, "cupones de invitación"; estos se acompañan de una carta informativa.  Para aquellos socios que no tengan sus cuotas al día, se genera una carta indicando su situación de morosidad y los intereses asociados, también a opción del Usuario. Queda un registro de envío de las cartas especiales (suspensión, presentación a directorio y expulsión).

• Historial de socios:    La información de aquellos socios renunciados, suspendidos o expulsados son mantenidos en el sistema a objeto de considerarla en una eventual reincorporación.  La información incluye eventuales sumas adeudadas.

• Suspensión y expulsión de socios:    Aquellos socios que deban una cierta cantidad de cuotas impagas pueden ser suspendidos o presentados al Directorio para resolución. El sistema contempla ventana especial para el ingreso de comentarios.

• Ingreso, Modificación y Eliminación de sitios y/o propiedades con el correspondiente historial del copropietario que son o han sido propietarios del bien.

• Gastos Comunes: Control de Pago de los gastos comunes, los cuales se determinan en función de la alícuota que le corresponde a cada sitio.   El Club también paga gastos comunes.

• Edificios: En aquellos sitios donde se construyen edificios, la alícuota se reparte entre los departamentos edificados sobre el sitio.

• Fondo de Operaciones: Cada propiedad paga un fondo de operaciones por una sola vez al momento de adquirir la propiedad.

• Cuotas Adicionales: Eventualmente podría cobrarse una cuotas adicionales para fines específicos por un periodo de tiempo determinado.

• Generación cuotas Sociales: Al igual que en el Club, se consideran cuponeras con boletas de pagos por periodos de 6 meses, las cuotas son mensuales y eventualmente se puede generar una cuponera anual o enviar cartas de cobranza mensuales.

• Mailing: A opción de Usuario, el sistema generará para los copropietarios una carta informativa que incluirá un listado de aquellos socios que tienen cuotas pendientes, se encuentran con los servicios suspendidos o en cobranza judicial.

• Historial de Propietarios: Si bien los gastos comunes son inherentes a cada propiedad, es importante mantener un historial de los propietarios debido a diferencias que pudieran surgir.

• Propietarios: Considera la existencia de propietarios son sociedades de inversión por lo se incluye los antecedentes del representante legal. De igual forma contempla que existen sitios que están a nombre de las esposas pero quién se hace cargo de los pagos es el marido.

• Tipos de Propiedades: Considera un indicador de sí se trata de un sitio vacío, sitio con casa o si se trata de un departamento, de manera de poder utilizarlo para filtros.

• Situaciones especiales: Considera una variable que indica si existe alguna situación especial de cobranza, suspención de servicios, cobranza judicial o en repactación.

MODULO CAJA:

• Recepción de Pago directo en la Caja en el condominio, para lo cual el sistema entrega comprobante de ingreso y rebaja inmediatamente el pago. Se aceptaran pagos en cheque, efectivo y tarjeta crédito

• Recepción de Pago en las oficinas de la inmobiliaria: Al socio/copropietario se le entrega una boleta, al día siguiente se deposita en el banco enviando al condominio una nómina, la cual se coteja con la cartola y se rebaja del sistema.

• Depósito directo del socio en la cuenta corriente del club/condominio, haciendo llegar por fax el comprobante

• Pago en las sucursales del banco con la boleta de la cuponera, el banco informa vía Internet, y hace llegar a la semana siguiente los cupones recaudados. Requiere de convenio con un banco.

• Convenio Transbank: convenio PAT, cargo automático tarjeta de crédito, todos lo meses se debe generar una nómina de cargos y enviarse vía módem a Transbank, la que a su vez envía una lista con las transacciones aceptadas, las cuales son rebajadas del sistema. Se reenvía la nómina de aquellos cargos rechazados.

• Miscuenta.com: mensualmente se debe enviar por Internet a Miscuentas.com los pagos que deben realizar aquellos socios/copropietarios inscritos en este sistema, una vez cobrado y depositado en la cuenta del club/condominio se procederá a rebajar del sistema de cobranzas

• Convenio PAC multibanco: Este convenio funciona en forma similar a Transbank. Se le envía al banco la nómina de cargos a realizar y este a su vez envía la confirmación de los cargos realizados.

• Registro: El sistema contempla llevar un detallado registro del lugar y  forma de pago, fecha de pago, fecha digitación de pago y persona que digita el pago.  El sistema emitirá o no el comprobante respectivo a opción del Usuario.

• Gastos comunes: Se considera además el pago de los gastos comunes de los sitios que son de propiedad de la inmobiliaria.  Mensualmente se le enviara a la inmobiliaria el listado de sitios y gastos comunes que debe cancelar, los que a su vez son cancelados en 1 o más pagos por lo que se considerara una opción para rebajar en forma automática estos pagos y emitir el comprobante correspondiente.

• Pagos a fecha: Los pagos con documentos a fecha se manejaran en forma particular debido a que el hecho de recibir un documento de este tipo no garantiza que se haga efectivo. Se identificaran aquellos pagos que se realizan con documentos a fecha y se cancelaran solo cuando el documento se haga efectivo.   Por otra parte los documentos a fechas requieren de un manejo detallado por cuanto hay solicitudes de postergación (las que debieran generar intereses) o cambios de documentos y hasta protestos, en cuyo caso deberá reversarse el pago e incluir una opción de multa.

• Informes: La rutina de manejo de los documentos entregara reportes diarios de documentos a ser cobrados en el día y permitir la cancelación de ellos incluyendo además la emisión y administración de letras.

• Intereses: Las cuotas/gastos pagadas en forma atrasada conllevan un interés, el cual se ingresara al sistema en forma paramétrica, pudiendo ser variable y diferente para el Club y Condominio. Se considerará además la diferenciación de intereses para las cuotas de los periodos en que las cuotas/gastos eran cobrados en forma trimestral.

• Condonaciones: Para las condonaciones de deudas se requerirá de una autorización especial de la administración del club/condominio y quedara registrado como tal con una explicación del motivo y nombre de la persona que lo autorizó.

• Administración de recibos: Pueden ser consultados y reimpresos.

MODULO ADMINISTRACION

• Informes y Consultas: El sistema emite diversos informes para control y gestión, todos ellos con las opciones de ver en pantalla, imprimir y/o genera un archivo.  En algunos casos se exportan directamente a Excel:

  • Recaudación: informe de recaudación a cierta fecha desglosado por:

    • Lugar de pago

    • Forma de pago

    • Persona que rebaja

    • Detalle del periodo al que corresponden las cuotas/gastos cancelados

    • Tipo de cuota/gasto

    • Intereses

    • Opcionalmente indicar propietario (para casos en que se deba consultar por socio/copropietario que pagó en un determinado lugar para aclarar abonos no identificados)

  • Informes de Morosidad con detalle de cuotas/gastos adeudados a cierta fecha detallando:

    • Tipo de cuotas (social, extras, locker)/gasto común

    • Periodo

    • Intereses

  • Historial con estadísticas

    • Lugares de pago

    • Morosidad promedio

    • Diferencias fecha digitación y pago

  • Cuenta Corriente por socio/copropietario

    • Calidad de socio / copropietario

    • Pagos realizados indicando fecha, forma, lugar, monto e intereses en UF y $

  • Informe deuda y pagos futuros por socio/copropietario

    • Calidad de socio / copropietario

    • Deuda indicando fecha vencimiento monto adeudado e intereses en UF y $

    • Abonos factibles de realizar (mostrar cuotas/gastos generados)

  • Ajustes de Sencillo

    • Montos a favor y en contra indicando fecha, lugar de pago y forma de pago

  • Condonaciones indicando

    • Fecha

    • Montos

    • Persona que autoriza

    • Persona que fue beneficiada

  • Comprobantes

    • Emitidos por fecha

    • Emitido por socio/copropietario

    • Emitidos por forma pagos

    • Permitir ver un comprobante ingresando el número

• Mantención de Usuarios con perfil asociado.

• Mantención de Parámetros del sistema (descuentos, recargos, etc)